6 tips om AV bloopers te voorkomen

Hartverwarmende Hospitality - Oplosselijk 2
6 tips om AV bloopers te voorkomen

Je kent het misschien wel. Je organiseert een bijeenkomst of evenement en hebt alles tot in de puntjes geregeld. Een groot onderdeel van dit regelwerk betreffen de audiovisuele zake. Licht, geluid en beeld. Niets zo vervelend als dat er tijdens jouw bijeenkomst geen geluid uit de microfoon komt, het beeld op zwart gaat of het geluid rond zingt. Om dergelijke vervelende situaties te voorkomen hebben we onze 6 tips om AV bloopers te voorkomen op een rijtje gezet.

Regel technische assistentie

Zijn de audiovisuele middelen van groot belang tijdens je bijeenkomst en kunnen ze het succes van je bijeenkomst (mede) maken of breken? Regel dan technische ondersteuning tijdens de bijeenkomst. Zorg er voor dat deze assistentie in de eerste plaats bekend is met de locatie waar de bijeenkomst plaats vindt. Denk er daarnaast aan om hen vooraf inhoudelijk te informeren over het doel van de bijeenkomst, de kritische momenten in het programma en spreek je verwachtingen naar hen toe uit. En zorg er als laatste voor dat de technische assistentie gedurende het gehele programma in de zaal aanwezig is.

Kies voor een headset

Veel sprekers geven nog aan een revers microfoon te wensen. Wij bevelen je echter ten zeerste het gebruik van een headset aan. Bij het gebruik van een revers microfoon gaat het mis wanneer de spreker zijn hoofd wegdraait tijdens het praten. Dan beweegt de microfoon logischerwijs niet mee en dit resulteert in een mindere spraak verstaanbaarheid.

Bij het gebruik van een handheld microfoon dient de spreker te beschikken over een goede “microfoon techniek”. Dat wil zeggen; de microfoon op constante afstand onder de juiste hoek vasthouden en er in spreken. Deze microfoon raden we aan wanneer er meerdere sprekers snel achter elkaar iets willen zeggen of de sprekers van te voren niet bekend zijn of bij een interview situatie. In alle andere gevallen, gebruik een headset. Deze kan van tevoren aangesloten worden door een professional en door de spreker getest worden. Daarnaast zorgt deze voor voor een goede verstaanbaarheid van elke spreker.

Laat (met name vrouwelijke) sprekers rekening houden met hun kledingkeuze

We horen je nu denken, wat heeft de kledingkeuze te maken met audiovisuele middelen. Het ziet er schitterend uit, een nauwsluitende jurk, maar is niet heel prettig wanneer er een headset inclusief zender moet worden aangesloten. Want de zender kan vaak nergens goed aan vast gemaakt worden op de rug. De enige optie is dan vaak de BH. Daarnaast betekent dit dat bij het aansluiten iemand onder de kleding door moet om deze te bevestigen. Met andere woorden, niet echt een ontspannen begin van een talk voor de spreekster. Een andere optie is het plaatsen van een riem inclusief tasje waarin de zender zit. Vaak niet echt een detail wat het schitterend gekozen outfit echt af maakt.

Kies de juiste beeldverhouding en laat je sprekers hierin conformeren mbt presentaties

Maak een bewuste keuze tussen de beeldverhouding 4:3 en 16:9. 4:3 is de vroegere standaard en daarom ook de beeldverhouding van de oudere beeldbuis televisie. Al het huidige film materiaal is tegenwoordig breedbeeld en dus in de verhouding 16:9. In powerpoint is het wijzigen van de beeldverhouding een simpele aanpassing in de instellingen. Houdt er rekening mee om al je sprekers de presentatie in hetzelfde en gewenste beeldformaat aan te leveren. Wisselende sprekers met wisselende beeldformaten maken het visuele plaatje niet mooier. Denk er daarnaast aan om de instellingen van het beeldformaat in powerpoint voorafgaand aan het maken van de presentatie goed te zetten. Zit de presentatie al in elkaar en moet je daarna nog wijzigen dan verspringt er van alles en bezorg je jezelf of de spreker alleen maar extra werk.

Houdt rekening met het effect van een afkijkmonitor

Een afkijkmonitor is een geweldige tool om er voor te zorgen dat de spreker exact weet waar in zijn presentatie hij zit en er voor te zorgen dat hij of zij niet continu naar het projectiescherm kijkt maar richting het publiek kijkt en praat. Het kan een spreker echter ook afleiden van het verhaal wat hij aan het vertellen is of het gevoel geven dat hij minder gebruik kan maken van de ruimte omdat hij in de buurt van de afkijk monitor moet blijven. Maak dus een bewuste afweging of het iets zal toevoegen of een beperking wordt en waar je de afkijkmonitor positioneert.

TEST

Loop het inhoudelijke programma voorafgaand aan het event door met het technische team. Test al het beeld, al het geluid en al het licht. Doe een volledige doorloop bij een complex programma en zorg dat elke technisch specialist exact weet wat hij wanneer moet doen. Het klinkt simpel en eigenlijk is het dat ook en goede voorbereiding geeft heel veel rust.

Uiteraard hebben we nog veel meer tips & tricks. Ons eigen technische team heeft al meer dan 40 jaar ervaring ondersteunt tijdens elk event, maar denkt vooral ook uitgebreid mee in het voortraject. Behoefte om een keer te brainstormen over jouw technische vraagstukken in aanloop naar een event? Bel of mail ons beslist, je bent altijd welkom of we komen graag bij jou op de koffie.