TIPS VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN BIJEENKOMST!

Op onze website gaan wij maandelijks een serie blogs publiceren. Elke maand komt er een blog online waarin 2 tips worden gegeven die helpen bij het organiseren van een bijeenkomst zodat je aan het einde van deze serie helemaal ready bent om ook daadwerkelijk een bijeenkomst te organiseren.

Als commercieel manager van een evenementenlocatie kom ik bij veel mensen die een bijeenkomst willen organiseren, van vergadering tot een congres en van een personeelsfeest tot een training. Allemaal hebben ze dezelfde wensen: voldoende aanmeldingen, een vlekkeloos verloop en bovenal niet te duur. Graag neem ik jullie mee in de meest gestelde vragen omtrent bijeenkomsten zodat jullie helemaal volleerd je bijeenkomst kunnen organiseren.

Doel

Het eerste dat erg belangrijk is en vaak wordt vergeten is het doel van de bijeenkomst. Je zult het niet geloven, maar het is echt waar. Bedenk van tevoren wat je je gasten wilt meegeven en kies een doel voor je bijeenkomst. Zo’n doel geeft je dan ook de rode draad door je bijeenkomst heen en hier kun je alle onderwerpen/activiteiten als een kapstok aanhangen. Een doel kun je bepalen door samen met iemand te brainstormen, een mindmap te maken of gewoon een lijstje te maken. Denk naast de mensen met wie je een bijeenkomst organiseert ook een aan een locatie-expert of een marketingbureau.

Details

Nadat je een doel voor ogen hebt, begint natuurlijk de invulling van je event. Je weet van te voren waarvoor en voor wie je iets gaat organiseren. Op deze manier kan je beter bepalen in welke vorm je eraan wilt geven. Dat start natuurlijk met het type (vergadering/symposium/training/workshop/lezing/congres) en daarna datum, tijd en aantal personen. Naast al deze details is het ook belangrijk om je te verdiepen in welke vorm het best bij je doelgroep past: is het een jonge doelgroep of een ‘oudere’ doelgroep? Voor de jongere doelgroep zijn zitzakken of statafels een betere optie terwijl voor de ‘oudere’ doelgroep een theateropstelling en meerdere pauzes een betere oplossing is.

Gezonde catering is een hot item momenteel rondom het organiseren van een bijeenkomst Iedereen is hier op zijn eigen manier mee bezig. Hoe mooi is het om voor je bijeenkomst te sparren met een chef-kok van de locatie waar je je bijeenkomst houdt? Onze chef-kok Barry wordt er ook nog eens heel erg gelukkig van!