Wat moet je weten als je een bijeenkomst wil organiseren!

Wat moet je weten als je een bijeenkomst wil organiseren!

Als sales manager van een evenementenlocatie kom ik bij veel mensen die een bijeenkomst willen organiseren, van vergadering tot een congres en van een personeelsfeest tot een training. Allemaal hebben ze dezelfde wensen, voldoende aanmeldingen, dat alles vlekkeloos verloopt en bovenal niet te duur. Ik neem jullie graag mee in de meest gestelde vragen omtrent bijeenkomsten zodat jullie helemaal volleerd je bijeenkomst kunnen organiseren.

Doel

Het eerste dat erg belangrijk is en vaak wordt vergeten is het doel van de bijeenkomst. Je zult het niet geloven maar het is echt waar. Bedenk van tevoren wat je je gasten wilt meegeven en kies een doel voor je bijeenkomst. Zo’n doel geeft je dan ook de rode draad door je bijeenkomst heen en hier kun je dan alle onderwerpen/activiteiten als een kapstok aanhangen. Een doel kun je bepalen door samen met iemand te brainstormen, een mindmap te maken of gewoon een lijstje te maken. Denk naast de mensen met wie je een bijeenkomst organiseert ook een aan de locatie-expert of een marketingbureau.

Details

Nadat je een doel voor ogen hebt begint natuurlijk de invulling van je event, als je weet waarvoor en voor wie je iets gaat organiseren kunt je ook beter bepalen in welke vorm. Dat start natuurlijk met het type (vergadering/symposium/training/workshop/lezing/congres) en daarna datum, tijd en aantal personen. Naast al deze details is het ook belangrijk om je te verdiepen in welke vorm het best past bij je doelgroep, is het een jonge doelgroep en kun je beter met zitzakken of statafels en voor een ‘oudere’ doelgroep een theateropstelling en meerdere pauzes.

 

Gezonde catering is een hot item momenteel rondom het organiseren van een bijeenkomst. Iedereen is hier op zijn eigen manier mee bezig. Hoe mooi is het om voor je bijeenkomst te sparren met een chef-kok van de locatie waar je je bijeenkomst houdt? Onze chef-kok Barry wordt er ook nog eens heel erg gelukkig van!